1 Navn, Foreningen, Sted og Signatur.
1.1 Navn
Foreningens navn er Norwegian Paint Horse Association og den offisielle forkortelsen er NPHA.
1.2 Foreningen
Foreningen skal følge gjeldende regelverk og forskrift for lignende foreninger i Norge. Formålet for denne foreningen er å fremme og støtte interessen for rasen American Paint Horse (heretter kalt APH) i Norge ved følgende aktiviteter: – Oppmuntre til avl som vil forbedre og opprettholde ytelsen og særpreget til APHA. – Aktivt spre informasjon om rasen. – Oppmuntre til, evt sponse, mulighetene for Paint-klasser i westernkonkurranser, langdistanseridning, løp og lignende arrangementer. – Oppmuntre til god hestehåndtering, dyrevelferd og god sportsånd. – Informere allmenheten om rasens gode egenskaper. – Oppfordre til konkurranser, show og utstillinger som viser rasens varierte kvaliteter. – Oppmuntre til medlemskap både i den norske og i den amerikanske foreningen.
1.3 Sted/område
Foreningens område inkluderer hele Norge. Medlemmer kan ha bostedsadresse i andre land. Hovedadressen til foreningen skal være den adressen som er registrert i enhetsregisteret (Brønnøysund) til enhver tid. Årsmøtet og andre møter holdes der det ansees som praktisk.
1.4 Signatur
President eller visepresident signerer på vegne av foreningen.
1.5 Regler/regelverk
Det offisielle regelverket for American Paint Horse Association skal også være gjeldende for NPHA.
2 Medlemskap
Medlemmer blir registrert i henhold til disse vedtektene. De forskjellige medlemskapene som kan tegnes er: Familiemedlem, Senior og Youth.
2.1 Youth medlemsskap
Gjelder for personer som er 18 år eller yngre. Et medlems alder i forhold til medlemskap og konkurranser er medlemmets alder pr. 1. januar gjeldende år.
2.2 «Fremragende medlem»-pris
Har et medlem bidratt til foreningens utvikling og trivsel i imponerende grad, kan denne nomineres til en pris som deles ut på foreningens årsmøte.
2.3 Betalende medlemmer
Betalende medlemmer skal følge foreningens vedtekter.
2.4 Medlemsrettigheter
Alle medlemmer har de samme rettigheter, plikter og ansvar i forhold til foreningen og styret. Hvert betalende medlem over 15 år som deltar på årsmøte har stemmerett med 1 stemme. Yngre medlemmer har forslagsrett. Hvis et styremedlem ikke har betalt sin medlemsavgift før årsmøtet mister denne automatisk sin plass i styret. Når benevnelsen «medlem» brukes i disse vedtektene refereres det til medlemmer med stemmerett der intet annet er spesifisert.
2.5 Årlig medlemsavgift
Årlig medlemsavgift blir bestemt på foreningens årsmøte, og må fastsettes i tide for å gjelde for kommende år. Betalt medlemsavgift kan ikke refunderes. Livstidsmedlemsskap kan tilbys til årlig medlemsavgift x 10.
3 Styret og styremedlemmer
3.1 Styremedlemmer
Foreningens økonomi og aktiviteter håndteres og kontrolleres av styret. Styret skal bestå av minimum 5 og maximum 9 betalende medlemmer, pluss minst 1 varamedlem. Disse velges på foreningens årsmøte. Alle styremedlemmene skal ha bostedsadresse i Norge og bare 1 medlem fra samme familie, gård, ranch eller foretak har rett til å sitte i styret samtidig. De styremedlemmene som blir valgt må betale sin medlemsavgift når de blir innsatt. Ingen styremedlemmer kan være under 18 år.
3.2 Styremøter
Styret skal ha minst 2 styremøter hvert år. Ett møte skal holdes i løpet av første halvår og ett møte i løpet av andre halvår. Styret har plikt til å møte når styrets President eller
flertallet av styret innkaller til møte. Tid og sted kan bestemmes av styret og begrunnelse for møte kreves ikke. Styret har myndighet til å utføre styrearbeidet når det er minst 3 tilstedeværende av styremedlemmer. Spesielle styremøter kan avholdes når Presidenten eller flertallet av styret mener det er nødvendig.
3.3 Ledige plasser i styret
Hvis et styremedlem misligholder sine oppgaver til sitt verv, kan denne miste sin plass i styret. En avstemming over konfidensialitet skal ta gjøres av de øvrige styremedlemmene. Hvis en plass i styret blir ledig på grunn av død, oppsigelse, ugyldig fravær, diskvalifisering eller av andre grunner, vil plassen bli ledig ved neste årsmøte.
3.4 Styrets myndighet
Årsmøtet er NPHAs høyeste myndighet. I perioden mellom årsmøtene ligger myndigheten hos det til enhver tid sittende styret i henhold til årsmøtets vedtak og disse vedtektene.
3.5 Styremedlemmer
Styret skal være konstituert med følgende:
President, Visepresident, Sekretær, Kasserer. Dette er til sammen med antall styremedlemmer som er bestemt på årsmøtet iflg punkt 3.1.
Styremedlemmer er valgt for 2 år av gangen eller frem til deres erstatter er offisielt valgt. For å unngå total utskifting av styret samme år deles valg av nye styremedlemmer i forskjellige verv ulike år. Styremedlemmer på valg kan ta gjenvalg.
3.6 Kontakter og avtaler
Kontrakter skal leveres til og signeres av Presidenten eller Visepresidenten, og Sekretæren, samt stemples med foreningens offisielle segl.
3.7 President/styreleder
Foreningens President er utpekt som styreleder til å lede styremøter. Når en avstemming blir uavgjort har styrelederen en ekstra stemme og kan avgjøre avstemmingen med denne. Presidenten er ansvarlig for at vedtektene, lover og regler blir fulgt, og er ansvarlig for alle oppgaver og plikter som tilfaller dette vervet.
3.8 Visepresident
Visepresidenten fungerer i Presidentens fravær og skal utføre de oppgaver og plikter som Presidenten pålegger.
3.9 Sekretær
Sekretæren svarer til Presidenten og skal, i samarbeid, utføre de plikter vedtektene pålegger dette vervet. Sekretæren skal registrere all inngående korrespondanse/ekstern kontakt, møter og offisielle arrangementer, følge opp forretningsaktivitet om det kreves, og håndtere foreningens korrespondanse. Sekretæren skal gjennomgå kassererens oversikt. Sekretæren skal skrive referat fra alle møter og sende det til alle styremedlemmer.
3.10 Kasserer
Kassereren svarer direkte til Presidenten for korrekt håndtering av foreningens kontoer og midler og betaler foreningens påløpte utgifter, og overholde gjeldende lover og regler. Kasserer skal ved regnskapsårets start presentere budsjett, og presentere regnskapstallene for utpekt revisor for gjennomgang før årsmøte, eller når styret måtte bestemme det. Kasserer skal før starten på nytt regnskapsår, balansere og avslutte forrige regnskapsår, og presentere regnskapsrapport ved hvert styremøte om styret ønsker det.
4 Komitéer
Styret kan om nødvendig utpeke komitéer til å utføre spesielle aktiviteter for styret. Slike komitéer svarer alltid direkte til styret og skal ha med minst 1 styremedlem i komitéen. En komité kan ikke utpekes for å utføre oppgaver styret plikter fastsatt av vedtektene. Ethvert medlem som blir utpekt til en komité har de samme pliktene til komitéen som styremedlemmer har til styret. En utpekt komité er ansvarlige til, og skal rapportere til styret.
5 Valg
5.1 Nominasjoner
Alle styremedlemmer blir valgt på årsmøtet. Alle avgjørelser tas ved flertallsavstemming der intet annet er stipulert i vedtektene. Om det blir gjort nominasjoner utenfor valgkomitéen ved valg, vil avstemmingen foregå ved lukket valg hvis det ikke avgjøres noe annet på årsmøte. Om avstemmingen da blir uavgjort blir det avgjort ved trekning.
5.2 Valgkomité
Hvert år på årsmøte velges en valgkomité og skal bestå av 2 medlemmer hvorav den ene er leder for valgkomitéen. Valgkomitéen skal senest 3 uker før årsmøtet presentere foreslåtte kandidater til styreverv og valgkomitéleder. Det kreves at valgkomitéen tar kontakt med kandidatene før årsmøte.
6 Årsmøte
6.1 Agenda
Årsmøtet skal holdes innen utgangen av mars. Innkallingen skal sendes ut skriftlig til alle medlemmer 4 uker før møtet. Følgende punkter skal listes opp på agendaen:
a. Valg av møteleder og referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen b. Godkjenning av innkallingen c. Godkjenning av agendaen d. Stadfeste antall stemmeberettigede medlemmer tilstede e. Årsberetningen f. Regnskapet g. Ansvarsfrihet for styret h. Valg av styre og varamedlemmer i. Valg av revisor og valgkomité j. Fastsettelse av medlemskontingent k. Innkommende saker
6.2 Tillegg til agendaen
For at andre saker enn det som står på agendaen skal tas opp må det sendes inn skriftlig til styret minst 3 uker før årsmøtet. Eventuelt endret agenda med sakspapirer skal gjøres tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet.
6.3 Beslutningsdyktighet
Årsmøtet er beslutningsdyktig med det antall medlemmer som møter. Medlemmer og familiemedlemmer over 15 år er stemmeberettiget.
6.4 Ekstraordinært årsmøte
Hvis styret anser det som nødvendig, eller hvis minst 1/3 av medlemmene i NPHA etterspør det, kan styret kalle inn til ekstraordinært årsmøte. I forespørselen og innkallingen skal kun de sakene som skal diskuteres stå på sakslista. I innkallingen skal det fremkomme detaljert årsak til et ekstraordinært møte. Kun de punktene som står på sakslista skal diskuteres.
7 Utestenging
7.1 Styrets myndighet
Styret har myndighet på årsmøtet til å utestenge ethvert medlem som ikke følger reglene i foreningens vedtekter og regler. For å avgjøre dette kreves et 2/3 flertall av styremedlemmenes stemmer. Denne avgjørelsen kan ankes til årsmøtet. Ethvert medlem som ikke har betalt sin medlemskontingent anses ikke lenger som et medlem av foreningen.
8 Endringer i vedtektene
8.1 Møter
Endringer i vedtektene kan kun gjøres ved avstemming med 2/3 flertall på 2 forskjellige møter hvorav det ene er årsmøtet, og disse 2 møtene skal holdes med minst 6 måneders mellomrom.
8.2 Reviderte vedtekter
Alle medlemmer skal få tilsendt de reviderte vedtektene ved årsmøtet.
9 Erstatning
9.1 Rett til erstatning
Ethvert styremedlem, leder eller medlem av en komité for NPHA skal frigjøres av NPHA for alle rimelig påløpte kostnader, utgifter og ansvar som er resultat av hendelser, søksmål eller juridisk prosedyre hvor han/hun har vært en part på grunn av sitt verv for foreningen, bortsett fra om foranledningen for hendelsen er at dette styremedlemmet, leder eller komitémedlem med vilje har utvist dårlig oppførsel eller uærlighet. Alle utgifter ved en slik hendelse, søksmål eller juridisk prosedyre skal erstattes av NPHA hvis det viser seg å være utført i foreningens interesse.
10 Oppløsning av foreningen
10.1Årsmøte og ekstraordinære møter Oppløsning av foreningen kan kun gjøres på årsmøtet. Hvis oppløsningen blir avgjort ved en avstemming med 2/3 flertall på årsmøtet skal det kalles inn til et ekstraordinært årsmøte innen 6 måneder. Avgjørelse om oppløsning må på dette møtet stemmes over igjen med 2/3 flertall. Ved oppløsning skal styret, etter å ha betalt all gjeld og alle kreditorer, selge alle foreningens eiendommer og eiendeler og sørge for at de resterende midler overføres til enn annen hesterase-forening som en gave. Midlene skal helst overføres til den amerikanske hovedforeningen, American Paint Horse Association. Styret skal også sende melding om oppsigelse av klubbens Charter til APHA.
11 Disiplinære prosedyrer
11.1 Skriftlig varsel Disiplinære tiltak for medlemmer kan gjøres av styret ifølge APHA’s regelbok. Medlemmet skal varsles skriftlig og gis mulighet til å forsvare seg for anklagene ved personlig fremmøte for et disiplinærstyre utnevnt av styret.
11.2 Brudd på reglene Disiplinære tiltak kan iverksettes når noen har brutt foreningens eller APHA’s regler eller vedtekter, eller forårsaket skade på foreningens eller rasen APH’s gode rykte og det de står for.
11.3 Suspendering fra APHA Ved suspendering fra APHA fører det til umiddelbar suspendering fra den norske foreningen NPHA også.
11.4 APHA regler Ved uenighet i tolkning av disse vedtektene vil APHA’s offisielle regler og forskrifter gjelde.
11.5 Megling Om søksmål angående disse vedtekter eller NPHA skulle bli aktuelt vil dette avgjøres ved megling etter Tvistemålsloven.